Wie Unternehmen die Personalplanung meistern

Letztes Update 2. Januar 2023

0 2 Minuten Lesezeit

Betriebe sind in der heutigen Zeit vor zahlreiche Herausforderungen gestellt. Nicht nur die erhöhte Inflationsrate macht den heimischen Betrieben zu schaffen. Immer mehr Unternehmen müssen aufgrund von Fluktuation und einem veränderten Auftragsvolumen ihre Personaleinsatzplanung verbessern. Das gelingt mit den richtigen Instrumenten. Im folgenden Beitrag werden Tools vorgestellt, die zu einem guten Betriebsklima und einer erfolgreichen Personalplanung beitragen.

Arbeitnehmer aktiv einbinden

Angestellte fordern zunehmend Inklusion in die betrieblichen Abläufe. Die Einbindung in die Personaleinsatzplanung erhöht nicht nur die Motivation. Zugleich hilft sie Unternehmern in der Planung bei der Berücksichtigung von Urlaubswünschen und Teilzeitstellen. So kann der vorläufige Schichtplan in einer Chatgruppe oder Cloud von allen Betroffenen eingesehen werden. Bei Ungereimtheiten hinterlassen die Arbeitnehmer einen Kommentar. Kollidiert der Schichtplan mit der Urlaubsplanung, verweist der oder die Betroffene darauf und der Arbeitgeber nimmt Änderungen vor. Dies steigert die Planungssicherheit.

Personaleinsatz mit digitalen Lösungen planen

Zunehmende Komplexität erfordert in der freien Wirtschaft auch beim Personaleinsatz eine gehörige Menge Kreativität. Mit zunehmender Unternehmensgröße ist es ab einem gewissen Punkt nahezu unmöglich, die einzelnen Schichten adäquat zu planen. Kurzfristige Bedarfserhöhungen zu wichtigen Jahresabschnitten, Krankheitswellen und viele weitere Punkte gefährden den Planungserfolg. Außerdem möchten immer mehr Angestellte die Dienstpläne mitgestalten. Betriebe lösen dieses Problem mit Software für die Personaleinsatzplanung. Einige Tools ermöglichen den Mitarbeitern, selbst ihre Einsätze untereinander abzustimmen. Darin werden sie von Algorithmen unterstützt. Die häufige Gefahr der Überdeckung durch zu viel Personal wird auf diese Weise minimiert. Nebenher wird die Mitarbeiterzufriedenheit durch den Einsatz der richtigen Software gesteigert. Familiäre Konstellationen werden ebenso wie die Qualifikation, die wöchentliche Höchstarbeitszeit und bereits eingeplante Angestellte berücksichtigt. Arbeitnehmer können ferner freiwillige Zusatzdienste an das System melden. Damit bauen sie Überstunden für späteren Mehrzeitausgleich auf. Im Ergebnis sinkt die Zahl der Krankmeldungen in zahlreichen Unternehmen.

Personalbedarf anhand äußerer Faktoren bestimmen

Firmen müssen bei der Personalplanung einige äußere Faktoren beachten. Der genaue Personalbedarf lässt sich im Voraus lediglich abschätzen. — Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Firmen müssen bei der Einsatzplanung einige äußere Faktoren beachten. Der genaue Personalbedarf lässt sich im Voraus lediglich abschätzen. Veränderungen in der wirtschaftlichen Lage wie ein vermindertes Auftragsvolumen erfordern Sparmaßnahmen. Die Konjunktur zeigte sich in den vergangenen Jahren unvorhersehbar. Letzteres beweist die aktuell steigende Inflation. So kann es etwa nötig sein, Minijobber oder Teilzeitkräfte aufgrund gestiegener Kosten zu entlassen. Ältere Arbeitnehmer werden oft mit Abfindungen sowie der Umstellung auf Altersteilzeit günstiger. Zunehmende Konkurrenz wirkt sich ebenfalls negativ auf die Personalkosten aus. Häufig geht ein geringeres Kundenaufkommen mit einer Überbelegung einher. Schließlich können krankheitsbedingte Ausfälle zu Umänderungen in der Bedarfsplanung führen.

Firmen sind gut beraten, im Voraus den ungefähren Personalbedarf zu kalkulieren. Eine seriöse Berechnung sollte konjunkturelle sowie mitarbeiterbezogene Daten einbeziehen. Langfristige Ausfälle sind ebenso zu berücksichtigen wie das voraussichtliche Auftragsvolumen. Langfristig ist die Bindung einer Kernbelegschaft im Interesse jedes Betriebs. Durch gezielte Maßnahmen wie einen ergonomischen Arbeitsplatz arbeiten die Angestellten gesünder. Damit wird zugleich ein Beitrag gegen Fluktuation geleistet, die ebenfalls hohe Kosten verursacht.

Resümee

Eine frühzeitige Personaleinsatzplanung ist nicht der einzige wichtige Erfolgsfaktor. Insbesondere jüngere Arbeitnehmer wünschen sich Partizipation am Unternehmenserfolg. Digitale Tools versprechen Abhilfe und helfen bei der Vorbereitung der Dienstpläne. Kosten lassen sich damit deutlich senken.

Veröffentlicht von:

Alexandra Rüsche

Alexandra Rüsche verantwortet die Redaktion Oberberg-Nachrichten. Sie schreibt als Journalistin über regionale Themen und besondere "Landmomente". Alexandra ist Mitglied im DPV (Deutscher Presse Verband - Verband für Journalisten e.V.). Sie ist telefonisch unter 02261-9989-885, oder über die Mailadresse der Redaktion erreichbar: redaktion@oberberg-nachrichten.de - Redaktionssprechstunde: Mo, Di und Do von 10-12 Uhr.