Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten genau zu erfassen

Schon seit 1994 gibt es in Deutschland ein Arbeitszeitgesetz. Darin wurde die Höchstarbeitszeit auf acht, bei Ausgleich auf maximal zehn Stunden pro Tag an sechs Tagen in der Woche sowie bestimmte Pausenzeiten festgeschrieben. Über die acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit muss vom Arbeitgeber aufgezeichnet werden. Das jedenfalls galt bis zum September 2022. Damals fällte das Bundesarbeitsgericht (BAG) ein Grundsatzurteil, wonach Arbeitgeber verpflichtet sind, sämtliche Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Vorausgegangen war das sogenannte Stechuhren-Urteil des Europäischen Gerichtshofes, das von den Unternehmen in der EU verlangt, Systeme zur flächendeckenden Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Vertrauen gegen Kontrolle

Das BAG-Urteil fiel ausgerechnet in eine Zeit, in der viele Unternehmer gezwungen waren, ihre Arbeitnehmer ins Homeoffice zu schicken. Die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeiten war in den meisten Fällen reine Vertrauenssache. Das wiederum ist mit der neuesten Rechtsprechung eigentlich nicht vereinbar. Zwar macht der Gesetzgeber den Unternehmen bei der Umsetzung der Aufzeichnungspflicht keine konkreten Vorgaben, verlangt aber eine verlässliche, objektiv leicht zugängliche Erfassung, die zwar auch auf Papier durch die Mitarbeiter erfolgen kann, aber „revisionssicher“ sein muss. Letztlich ist also nur eine digitale Lösung zur Zeiterfassung in der Lage, die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle von Voll- und Teilzeit, Schicht- und Kurzarbeit sowie Homeoffice und die vom Gesetzgeber geforderte Transparenz und Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeitszeiten effektiv zu verbinden. Denn jedes Unternehmen und jede Branche stellt zwangsläufig andere Anforderungen an die Zeiterfassung. Nur mit einem an die jeweiligen Erfordernisse angepassten System sind Arbeitgeber auf der rechtlich sicheren Seite und laufen nicht Gefahr, Arbeits- und Datenschutzgesetze zu verletzen.

Mehr Vor- als Nachteile

Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet neben der Rechtssicherheit noch eine Reihe weiterer Vorteile sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer. Gerade in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern erleichtert die digitale Zeiterfassung die Arbeit der Lohnbuchhaltung. Arbeitszeit und Überstunden werden automatisch in die Abrechnungen übernommen. Der Verwaltungsaufwand wird reduziert und der Arbeitgeber hat jederzeit einen Überblick über Kapazitäten und Fehlzeiten. Das ermöglicht eine effektive Einsatzplanung für laufende und zukünftige Projekte. Der Arbeitnehmer bekommt einen genauen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden, Mehrarbeit geht nicht einfach unter. Das sorgt nicht zuletzt für mehr Fairness im Kollegenkreis. Auf der anderen Seite kann die durch die Zeiterfassung entstehende Kontrolle als Nachteil empfunden werden. Und letztlich geht Zeit wieder vor Leistung, ein Umstand, der durch die Homeoffice-Arbeit gerade erst an Bedeutung verloren hatte. Das aber trifft Arbeitnehmer wie Arbeitgeber gleichermaßen. Auch der Arbeitgeber ist naturgemäß mehr an Flexibilität und Effizienz interessiert als an der bloßen Ableistung von Arbeitsstunden.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Noch immer sind bestimmte Personengruppen von der Pflicht zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten ausgeschlossen. Dazu gehören zum Beispiel Ärzte, aber auch leitende Angestellte und Führungskräfte. Bei normalen Angestellten wird es im Laufe des Jahres 2023 eine entsprechende Gesetzesänderung geben. Bis dahin gilt weiter das Arbeitszeitgesetz, das lediglich die Aufzeichnung von Überstunden verlangt. Und was wird jetzt aus der sogenannten „Vertrauensarbeitszeit“? Die Möglichkeit, sich die Arbeitszeit frei einzuteilen, soll auch in Zukunft weiter bestehen. Letztendlich erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit noch immer durch den Arbeitnehmer selbst, der Arbeitgeber ist nur verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung zu stellen.