Digitalisierung vorantreiben: Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Laut einer aktuellen Studie von TNS Emnid im Auftrag des auf betriebswirtschaftliche Cloud-Lösungen spezialisierten Softwarehauses Sage, halten 71 Prozent der über 800 befragten Büroangestellten „die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren“ für sinnvoll. Damit ist klar: Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe im Büro kommt bei den betroffenen Mitarbeitern mehrheitlich gut an. Doch ist ein nahezu papierloses Büro überhaupt machbar? Mehr als zwei Drittel der Befragten stimmten dem zu. „Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, so Rainer Downar, Zentraleuropa-Chef des Cloud-Anbieters von Sage, dass die Vorteile bei den Büroangestellten in den deutschen Unternehmen angekommen sind. Die Vision vom weitgehend papierlosen Büro ist sinnvoll und realisierbar. Jetzt kommt es auf die Entscheider an. Sie müssen die Rahmenbedingungen für papierlose Prozesse in den Büros schaffen und ausbauen”. Software und die digitale Transformation werden bei dieser Aufgabe ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sein.

Zeitersparnis und Umweltschutz wichtigste Treiber

Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ein gutes Drittel der Befürworter in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an, beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. In der Schweiz teilen diese Einschätzung nur 17 Prozent der Befürworter. Die Schweizer nennen zu 38 Prozent, die Österreicher gar zu 44 Prozent den Umweltschutz als wichtigsten Treiber.

Langsame Fortschritte

Eine Mehrheit der deutschen Studienteilnehmer hat in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel stellte keine Veränderung fest und nur 15 Prozent nahmen eine Zunahme des Papierverbrauchs wahr. In Österreich und der Schweiz hingegen fiel der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker aus. Eine Ursache dieser unterschiedlichen Entwicklungen liegt offenkundig im Umgang der Unternehmen mit dem Thema. Aber auch das persönliche Handeln der Befragten unterscheidet sich teilweise deutlich: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten geschäftliche Unterlagen, die sie per Mail erhalten, fast immer aus. In der Schweiz tun das nur 15 Prozent.

Was bremst die Digitalisierung aus?

Die größten Hindernisse, die deutsche Unternehmen davon abhalten, den Papierverbrauch durch Software-Einsatz zu reduzieren, sind der Studie (www.sage.de/studien) zufolge die Angst vor dem Verlust von Daten (62 Prozent) und hohe bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (46 Prozent).

Quelle: akZ-Presse