So optimiert Zeiterfassung Ihre Arbeitsprozesse

Zeitmanagement ist die Grundlage jeder guten Projektdurchführung. Nur wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen, wohin ihre Arbeitszeit fließt, überblicken sie die Effizienz ihrer Arbeitsprozesse und teilen die Ressourcen des Unternehmens bewusster ein.

Welche Aufgaben wurden bereits erledigt bzw. wie viel ist noch zu tun? Wie aufwändig sind einzelne Tätigkeiten? Wie können Ressourcen optimaler eingesetzt werden? Das alles sind Fragen rund um das Thema Zeiterfassung.

Jede Firma möchte bei einem Projekt oder Auftrag mit möglichst wenig Input, möglichst viel Output erzeugen. Um dieses Ziel zu erreichen, sollte sowohl das Kapital des Unternehmens als auch der Arbeitsaufwand aller Mitarbeiter so effizient wie möglich eingesetzt werden. In anderen Worten, Unternehmen sollten regelmäßig an der Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse feilen.

Zeit erfassen und Arbeitsaufwand messen

Wer seine Arbeitsaufwände nicht misst, wird nicht beurteilen können, wie produktiv die Arbeitsleistung während der Projektdurchführung war. Eine systematische Zeiterfassung bietet da Unternehmen neue Möglichkeiten. Sie ermöglicht es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ganz genau zu messen wie viel Zeit und Geld in einzelne Tätigkeiten fließt. Eine moderne Zeiterfassung Lösung kann also Firmen zu effektivem Management verhelfen. (Fast) egal aus welcher Branche sie kommen. Wie genau? Das erfahren Sie hier.

Die folgende Situation kommt Ihnen sicherlich bekannt vor: Sie kommen in der Früh ins Büro, machen sich einen Kaffee und setzen sich gleich an den Schreibtisch, um Ihre To-Do Liste für den Tag zu erstellen bzw. Sie fangen an diese abzuarbeiten. Der Tag vergeht und Sie kreuzen immer mehr Aufgaben von Ihrer Liste ab. Doch wieviel Zeit geht für welches Projekt drauf? Befinden sich Ihre Ausgaben immer noch im erlaubten Rahmen? Um genau zu verfolgen, wie viel Zeit und Geld in einzelne Aktivitäten fließt, sollten Sie also Ihre Arbeitszeit messen. Nur mit Zeiterfassung können Sie Ihre Produktivität am Arbeitsplatz evaluieren. Gleichzeitig optimieren Sie Ihr Projektmanagement, da Sie ganz genau im Auge behalten, wie viel Zeit und Geld Ihre Kollegen und Kolleginnen in ihre Aufgaben investieren.

Gutes Projektmanagement braucht Zeiterfassung

Projekte werden schnell komplex. Wenn die Übersicht verloren geht, besteht die Gefahr, dass über Wochen unnötig viel Kapitel verbrennt wird und keine signifikanten Fortschritte gemacht werden. Um Ihre Projekte also erfolgreich und ohne große Komplikationen durchzuführen müssen Sie das Potential Ihrer Mitarbeiter voll nutzen und Fehler effizient verbessern, anstatt sie zu wiederholen. In anderen Worten, Sie müssen das Steuer in der Hand behalten und sich regelmäßig, um einen Einblick in Ihren Projektstatus kümmern.

Zeiterfassung ermöglicht einen genauen Überblick über aktuelle Projektfortschritte, Arbeitsleistungen und bisherige Ausgaben. Sie können zwar hierfür Plattformen wie Google Docs oder Excel Tabellen verwenden und damit sowohl Ihre eigenen Arbeitsschritte als auch die Ihrer Kollegen vermerken bzw. einsehen. Gerade zur Dokumentierung von Arbeitsprozessen ist die Nutzung dieser Tools oft eine gängige und übersichtliche Lösung.

Diese Varianten stoßen allerdings schnell an ihre Grenzen, insbesondere wenn Sie einen minutengenauen Projektstatus einsehen möchten. Das kann in vielen Fällen schnell zum Problem werden, da es oft entscheidend für den Projekterfolg sein ist, regelmäßig den aktuellen Projektfortschritt einzusehen und mit dem Projektplan abzugleichen. Sollte Ihr Projekt nämlich länger brauchen als erwartet, müssen Sie dies nicht nur schnell erfahren, sondern auch schnell reagieren können, indem Sie Ihre Arbeitsweise optimieren.

Projektmanager, die erst am Projektende Ihre Projekte auswerten, begehen einen großen Fehler. Sie verschlafen dutzende Warnhinweise, dass das Projekt vom ursprünglichen Plan abweicht und müssen sich am Ende mit durchschnittlichen bzw. schlechten Ergebnissen zufriedenstellen. Durch eine regelmäßige Projektverfolgung können Problemstellen frühzeitig erkannt und Arbeitsprozesse angepasst werden.

Nur weil während der Projektdurchführung Hürden entstehen, heißt das noch lange nicht, dass der Projekterfolg und die Resultate darunter leiden müssen. Effizientes Projektmanagement bedeutet Komplikationen frühzeitig zu erkennen, Lösungen zu finden und möglichst schnell zu implementieren, um am Ende zufriedenstellende Ergebnisse zu bekommen. Und das ermöglicht Ihnen eine regelmäßige Zeiterfassung.

Zeiterfassungssoftware

Um den Überblick im Unternehmen zu behalten, ist es wichtig, alles einfach zu dokumentieren. Sie müssen verstehen, wie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihre Zeit nutzen, sonst riskieren Sie schwerwiegende Überraschungen. Gleichzeitig müssen Teammitglieder wissen, wie gut sie in ihrer Arbeit vorankommen, um den Projekterfolg zu garantieren.

Die grundlegenden Schritte für einen effizienten Arbeitsprozess sind: planen, kommunizieren, durchführen, evaluieren, verbessern, optimieren – planen, durchführen, auswerten, optimieren usw. Wie Sie sehen können, handelt es sich, um einen Zyklus, der immer Verbesserungspotential hat.

Mit einer klaren Übersicht durch eine Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack können Sie Ihre Kosten, Fortschritte und Aufgaben laufend – und so Ihre Ressourcen optimal einsetzen. Setzen Sie Ihre wertvolle Zeit smart ein und nutzen Sie das hart erkämpfte Budget effektiv.

Diese haben mehrere Eigenschaften: So können Sie durch Ihre eigene Auswertung das Potential Ihrer Mitarbeiter voll nutzen und Fehler produktiv verbessern – anstatt sie unwissend zu wiederholen.

Mit Zeiterfassung können Sie die Motivation und Produktivität Ihres Teams jederzeit steigern. Denken Sie daran: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Ihre wertvollste Ressource. Kümmern Sie sich also um die Auswertung des Arbeitsaufwandes Ihrer Kollegen. Nur wer das Status Quo misst, kann Verbesserungsvorschläge bringen, um Arbeitsprozesse zu optimieren.

Sie sehen: Die Grundlage eines guten Projektverlaufs und Teamarbeit ist gutes Zeitmanagement. Nur so behalten Sie Ihre Ressourcen im Blick und das Projekt bleibt rentabel. Nur so können Sie Ihren Arbeitsaufwand messen, bewerten und verbessern. Mit Zeiterfassung können Sie ganz einfach heute noch Ihre Arbeitsprozesse optimieren.