Effizientere Arbeitsabläufe mit Enterprise Content Management Systemen

In vielen Unternehmen werden Geld und Arbeitszeit verschwendet, weil Prozesse ineffizient organisiert sind. Zeitgemäße Enterprise Content Management Systeme (ECM) können dabei helfen, dass Abläufe effizienter vonstattengehen.

Was sind Enterprise Content Management Systeme?

In jedem Unternehmen fallen riesige Mengen Daten an. E-Mails, Formulare, Berichte, Rechnungen und alle anderen Dokumente müssen aber organisiert werden, um einen bestmöglichen Zugriff zu ermöglichen und zudem sicher gespeichert werden, um so Datenverlust zu vermeiden. Genau hier setzen ECM Systeme an. Enterprise Content Management Systeme helfen dabei Informationen (Dokumente, Mediendateien etc.) zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Eine genaue Übersetzung von ECM ins Deutsche lässt sich schwer definieren, sodass auch im deutschen Sprachraum dieser Begriff genutzt wird.

Enterprise Content Management umfasst dabei Methoden um strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzufassen. Unter strukturierten Informationen versteht man allgemein Informationen wie Personalakten, Rechnungen oder Verträge. Schwach strukturierte Informationen sind beispielsweise E-Mails oder einzelne Artikel, zu unstrukturierten Informationen zählen beispielsweise Gesprächsnotizen oder Ähnliches. Mit einem ECM System wird eine Strategie für das jeweilige Unternehmen festgelegt, wie mit diesen Dokumenten umgegangen wird.

Weitere, näher gehende Informationen zu ECM Systemen findet man hier.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Verwendung eines ECM Systems?

Wenn ein Unternehmen ein passendes ECM-System nutzt, ergeben sich zahlreiche Vorteile. Je nach Betriebsgröße, Branche und Zielrichtungen kommen dabei unterschiedliche ECM-Systeme zum Einsatz, maßgeschneiderte ECM-Lösungen sorgen für maximale Effizienz. Unter anderem sorgt der Einsatz eines ECM-Systems für:

• Effizientere Betriebsstrukturen
  Benutzer sind in der Lage zu jeder Zeit auf alle relevanten Informationen zuzugreifen. Dadurch ergeben sich Vorteile in unterschiedlichen Bereichen. Kundenservice, innerbetriebliche Verwaltung, Personalmanagement etc.. Durch diese Zeitersparnis entsteht ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.
• Schnellere Entscheidungen
  Langes Suchen nach Informationen entfällt. Somit ist es möglich früher als ohne ECM fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit einer an das jeweilige Unternehmen angepassten ECM-Lösung ist es möglich, auf alle benötigten Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort (also auch von unterwegs) zuzugreifen. Ein ECM-System ermöglicht es durch eine Volltextsuche zudem, Dateien anhand des Inhalts zu finden und nicht anhand des Namens.
• Risikominimierung
  Nicht zuletzt wird auch das Risiko von Sicherheitsverletzungen minimiert. Eine prüf-fähige ECM-Lösung ermöglicht revisionssicheres arbeiten.

Was sollte man bei der Umsetzung beachten?

Wenn ein Unternehmen sich dazu entschließt, ein ECM-System einzuführen, sollten einige Aspekte beachtet werden, um einen reibungslosen Betrieb zu ermöglichen. So sollten beispielsweise bereits bestehende Systeme (ERP, CRM, HRM) in das neue ECM integriert werden. Weiterhin sollte man auf einen kompetenten Partner setzen, der bereits Erfahrung mit der Integration von ECM-Systemen hat. Enterprise Content Management ist bereits Standard in den meisten Unternehmen und um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es unabdingbar entsprechende Software Lösungen in das eigene Unternehmen zu integrieren.