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Apps: Optimaler Workflow im Unternehmen

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Längst nicht mehr die Regel, jedoch immer noch Alltag in Verwaltung und Betriebsprozessen, ist die gute alte Checkliste. Auf Papierformularen wird gecheckt und abgehakt, nachkontrolliert und ausgedruckt. So kann nichts vergessen oder überflüssigerweise doppelt bearbeitet werden. Und das Ganze landet schließlich im Aktenschrank auf seinem geordneten Platz. Ein jedoch oft überaus zeitaufwändiger Prozess, der zudem erhebliche Drucker- und Papierkosten verursacht. Vermeidbar: Denn schließlich gibt es mittlerweile viele digitale Lösungen am Markt. Diese erlauben extrem schnelles Erfassen und Auswerten: Mit einer Checklisten-App etwa lassen sich Checklisten einfach und effizient auf dem Tablet oder Mobiltelefon erstellen, verwalten und kompakt abspeichern.

Quelle: reinstil GmbH & Co. KG

Wenn es um die Dokumentation, Analyse oder Überwachung von betrieblichen Arbeitsabläufen geht, sind Checklisten unverzichtbar. Über die Einträge in papierbasierte Formulare lässt sich der Alltag in Verwaltung, Behörde oder im Unternehmen zwar übersichtlich dokumentieren, oft aber unter erheblichem Zeitaufwand. Weit effizienter und zeitsparender gestalten sich solche Arbeitsprozesse mithilfe einer digitalen Checklisten-App. Die digitale Erfassung bietet eine Reihe interessanter Vorzüge: Doppelteinträge kommen nicht vor, kein Detail wird vergessen. Und auch die aufwändige Übertragung vom Formular ins Computersystem fällt weg. Kurzum:

Die digitale Checkliste verbannt Zettel und Stift ins Off, Inspektionen, Wartung und Prüfung sowie sonstige komplexe Dokumentationen werden mühelos auf Tablet oder Mobiltelefon dokumentiert, ohne aufwändig nachbearbeiten zu müssen. Jeder Eintrag des Inspektors kann in Echtzeit von den Mitarbeitern im Büro eingesehen, abgeglichen und ergänzt werden, auch mit Fotos. Damit wird eine protokollarische Nachbearbeitung überflüssig. Und somit tragen digitale Checklisten ganz entscheidend zur Optimierung des Workflows im Unternehmen bei. Darüber hinaus entdeckt eine gute Checklisten-App automatisch etwaige Fehler in den eingetragenen Daten. Und dank zentraler Verwaltung der Daten können die Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah auf die digitale Checkliste zugreifen, auch mobil wie etwa im Außendienst. Dabei lassen sich praktischerweise übrigens auch Änderungen der Listen on- und offline durchführen. Für alle Nutzer transparent und hochaktuell. Weiterer Vorteil: Ist die Internetverbindung zwischenzeitlich unterbrochen, ist nichts verloren, schließlich werden die Listen automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung aufgebaut ist.

Lässige Routine anstatt lästiger Aufwand

Gerade für Unternehmen im operativen Geschäft ist es enorm wichtig, sich auf die eingesetzte Software auch jederzeit verlassen zu können. Daher stellt die Auswahl aus dem weiten Feld der Checklisten-Apps eine Herausforderung dar. Doch nur auf den ersten Blick: Die Suche vereinfacht eine einfache Bedarfsanalyse. Was muss die App können? Und wie viel Zeit benötigt die Integration in die eigenen Abläufe? Folgende Prioritäten helfen bei der Entscheidung: Die Software sollte möglichst … weiterlesen »

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