So gelingt die effektive Personalplanung

In der Personalplanung von Projekten tauchen immer wieder die Begriffe Effektivität und Effizienz auf. Während Effektivität auf ein bestimmtes Resultat hinarbeitet, zielt Effizienz auf die Zeit ab. Die Personalplanung bewertet die Effektivität der Mitarbeiter in der Regel anhand der Auslastungskurve, also der Menge der erreichten Ergebnisse. Dabei wird angenommen, dass eine hohe Anzahl von Ergebnissen effektiv sei. Grundsätzlich ist das nicht falsch. Die Kernfrage muss jedoch lauten, ob die richtigen Ergebnisse erzielt werden, um im Sinne der Marktorientierung als effektiv zu gelten. Stattdessen werden im Businessalltag eher Tasks umgesetzt, die beispielsweise durch Expertenwissen und Spezialisierung am schnellsten umsetzbar erscheinen. Damit orientiert sich die Planung an den Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter. Effektiv ist aber das, was wir benötigen, um im Markt anzukommen. Insofern erscheint es nur logisch, dass sich die Planung ebenfalls an den Bedürfnissen des Marktes orientiert und nicht an den Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Hierfür braucht es einen ergebnisorientierten Plan. Gleichzeitig sollen im Sinne einer zeitgemäßen agilen Organisation die Mitarbeiter den nötigen Raum für Verantwortungsübernahme und Selbstorganisation haben. Das Ziel einer effektiven Planung muss es also sein, den Mitarbeitern einen Handlungsrahmen an die Hand zu geben, anhand dessen effektive Ergebnisse erzielt werden können.

Anhand des folgenden Beispiels soll gezeigt werden, wie eine effektive Personalplanung aussehen kann.

1. Planung durch den Product Owner

Zur Realisierung eines Projekts dienen drei Teams mit unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten. Das erste Team ist für die Suche zuständig, das zweite für die Content-Administration und das dritte Team betreibt die API-Schnittstellen, damit von außen auf den Content zugegriffen werden kann. In der Planungsphase sammelt der Product Owner die Wünsche der Anwender (Stakeholder) und bündelt diese zu Aufgaben (Items), die er den Teams nach ihren jeweiligen fachlichen Schwerpunkten zuordnet. Es ergibt sich folgendes Bild:

Quelle: Neofonie

Das Team Amigos hat in diesem Beispiel die meisten Aufgaben, da die Stakeholder im Bereich der Content-Administration die meisten Wünsche geäußert haben und das Team Amigos auf genau diese Aufgaben spezialisiert ist.

2. Beurteilung durch einzelne Teams

Nach der Planungsphase findet nach agilem Grundgedanken eine Einschätzung hinsichtlich der Bewältigung der Aufgaben im Pull-Verfahren durch das jeweilige Team selbst statt. Hierbei sichten die Teams eigenverantwortlich die Aufgaben und bestimmen selbst, welche der Aufgaben sie in der Planungsperiode schaffen können. Es ergibt sich nun folgendes Bild:

Quelle: Neofonie

Es wird deutlich, dass die Teams einiges aus diversen Gründen wie z.B. zeitliche Verfügbarkeit, Reifegrad der Stories etc. abgelehnt haben (farbige Markierung). Besonders Team Amigos schätzt wesentlich weniger Aufgaben zu bewältigen als von … weiterlesen »