Finanz- und Personalbereich laufen in den meisten Unternehmen immer noch getrennt voneinander. Unternehmen speichern und verarbeiten Daten in ihren jeweiligen Fach-Silos, meist auch noch mittels mehrerer Programme pro Bereich. Dabei lassen sich viele Prozesse, darunter Zeiterfassung, Spesen, Gehaltsabrechnungen, gar nicht eindeutig nur dem Finanz- oder nur dem HR-Bereich zuordnen, sondern sie gehören vielmehr beiden Disziplinen an. Christoph Kull, Geschäftsleiter Vertrieb und Marketing DACH bei Workday, nennt acht gute Gründe, die beiden Bereiche enger zu verzahnen und HR- und Finanzdaten in ein einziges System zu überführen:

Skaleneffekte nutzen

Laufen Finanz- und HR-Abteilung einfach nebeneinander her, nutzt häufig jede von ihnen individuelle Anwendungen. Das ist nicht nur per se teurer – unterschiedliche Software-Lizenzen kosten in Summe meist mehr als zusätzliche Nutzer – sondern führt auch dazu, dass jede Anwendung ihre eigenen Prozesse, Sicherheitsupdates und Schnittstellen braucht. Die Folge ist nicht nur ein Flickenteppich verschiedener Anwendungen, sondern auch Redundanz – etwa bei den vorhandenen Datensätzen, aber auch bei Dingen, die erst auf den zweiten und dritten Blick sichtbar werden, Trainings etwa. Sprich: Je mehr Nutzer im Unternehmen abteilungsübergreifend eine technologische Infrastruktur nutzen, desto effizienter kann agiert und skaliert werden. Das gilt ganz besonders dann, wenn Cloud-Plattformen eingesetzt werden.

Nutzer im Fokus

Gibt es nur ein System für HR- und Finanzabläufe, dann steigen automatisch auch seine Nutzerzahlen im Unternehmen. Dementsprechend wichtig ist eine gute User Experience, die wiederum eng mit Effizienz und auch Akzeptanz der eingesetzten Lösungen verbunden ist. Ein Beispiel: Muss sich ein Mitarbeiter nur einmal einloggen, um sein Time Sheet auszufüllen, die Reisekostenabrechnung zu machen, eine Fortbildung zu beantragen und eine Rechnung freizugeben, dann ist das für ihn viel einfacher, als wenn er dies in vier unterschiedlichen Systemen tun muss – die zudem noch unterschiedliche Nutzeroberflächen haben. Ein einziges System lässt sich auch in Bezug auf den Usability-Aspekt sehr viel leichter an veränderte Rahmenbedingungen, wie an neue betriebliche Abläufe, anpassen.

Rechenschaftspflichten und Verantwortlichkeiten

Obwohl Budgets in der Regel einer Abteilung zugeteilt werden, ist es letztlich immer noch eine individuelle Person, die über eine bestimmte Anschaffung oder Ausgabe entscheidet – wer das ist und warum die Entscheidung getroffen wird, lässt sich allerdings nicht immer leicht nachvollziehen, wenn HR- und Finanzabteilung unterschiedliche Anwendungen nutzen. Doch gerade indem Informationen über eine Ausgabe mit der Rolle des verantwortlichen Mitarbeiters verknüpft werden, lässt sich Budgetverwendung leichter kontextualisieren und damit auch besser regulieren. Denn: Sind die Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet, hat das Management einen besseren Überblick – und könnte entsprechend neue Konzepte ausarbeiten, um Kosten … weiterlesen »

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